ปัญหาบุคลากรไม่เพียงพอ วิกฤตเงียบที่ฉุดรั้งองค์กร มีวิธีแก้ไขอย่างไรบ้าง

หนึ่งในความท้าทายที่องค์กรต้องเผชิญ คือ ปัญหาบุคลากรไม่เพียงพอ ซึ่งไม่ได้จำกัดอยู่แค่การหาคนใหม่มาเติมตำแหน่งที่ว่าง แต่ยังรวมถึงภาวะที่จำนวนพนักงานที่มีอยู่ไม่สามารถรองรับปริมาณงานที่เพิ่มขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ วิกฤตการณ์เงียบนี้ส่งผลกระทบเป็นลูกโซ่ต่อทุกภาคส่วนของธุรกิจ ตั้งแต่การดำเนินงานประจำวันไปจนถึงขีดความสามารถในการแข่งขันระยะยาว การทำความเข้าใจถึงต้นตอ ผลกระทบ และแนวทางรับมือจึงเป็นปัญหาที่ทุกองค์กรต้องให้ความสำคัญ เพื่อเปลี่ยนอุปสรรคให้เป็นโอกาสในการสร้างรากฐานที่แข็งแกร่งและเติบโตต่อไปอย่างยั่งยืน

บุคลากรไม่พอ ส่งผลเสียต่อธุรกิจมากกว่าที่คิด

ภาวะที่บุคลากรไม่เพียงพอ ไม่ใช่แค่เรื่องของปริมาณงานที่คั่งค้าง แต่เป็นจุดเริ่มต้นของปัญหาเชิงโครงสร้างที่ส่งผลกระทบต่อองค์กรอย่างต่อเนื่อง ผลกระทบที่เกิดขึ้นนั้นมีหลากหลายมิติและรุนแรงกว่าที่หลายคนประเมินไว้

งานล้นมือ คุณภาพตกต่ำ

เมื่อพนักงานหนึ่งคนต้องรับผิดชอบงานในปริมาณที่เกินขีดความสามารถ ย่อมส่งผลให้ไม่มีเวลาเพียงพอที่จะใส่ใจในรายละเอียดของงานแต่ละชิ้น ทำให้คุณภาพของงานโดยรวมลดลง เกิดข้อผิดพลาดได้บ่อยขึ้น จนส่งผลต่อความไม่พึงพอใจของลูกค้าในที่สุด สถานการณ์เช่นนี้ไม่เพียงทำลายชื่อเสียงขององค์กร แต่ยังสร้างภาระงานแก้ไขที่เพิ่มขึ้นเป็นทวีคูณ กลายเป็นวงจรที่แก้ไขได้ยากเมื่อเกิด 

พนักงานหมดไฟ (Burnout) และอัตราการลาออกสูงขึ้น

การทำงานภายใต้ความกดดันและปริมาณงานที่หนักเป็นเวลานาน เป็นสาเหตุโดยตรงของภาวะหมดไฟ (Burnout Syndrome) พนักงานจะรู้สึกเหนื่อยล้าทั้งทางร่างกายและจิตใจ ขาดแรงจูงใจในการทำงาน และมองไม่เห็นคุณค่าในสิ่งที่ทำ สุดท้ายจึงนำไปสู่การตัดสินใจลาออก ส่งผลให้อัตราการลาออกสูงขึ้น องค์กรต้องสูญเสียบุคลากรที่มีประสบการณ์ไปและเผชิญกับปัญหาบุคลากรไม่เพียงพอที่แรงขึ้น

เสียโอกาสทางธุรกิจ

เมื่อจำนวนพนักงานภายในองค์กรไม่เพียงพอต่อปริมาณงาน ทำให้องค์กรอาจต้องปฏิเสธโอกาสทางธุรกิจใหม่ ๆ ที่เข้ามา ไม่ว่าจะเป็นโครงการขนาดใหญ่ ลูกค้ารายสำคัญ หรือการขยายตลาด เพราะไม่มีทรัพยากรบุคคลเพียงพอที่จะดำเนินการได้ ทำให้สูญเสียโอกาส รายได้และศักยภาพในการเติบโตในอนาคต ทำให้คู่แข่งที่พร้อมกว่าสามารถคว้าโอกาสนั้นไปได้

ต้นทุนแฝงเพิ่มขึ้น ทั้งค่าล่วงเวลาและค่าสรรหาบุคลากรใหม่

ปัญหาบุคลากรไม่เพียงพอ ก่อให้เกิดต้นทุนแฝงที่เพิ่มขึ้นอย่างหลีกเลี่ยงไม่ได้ องค์กรต้องจ่ายค่าล่วงเวลา (Overtime) ให้พนักงานทำงานนอกเวลามากขึ้น ซึ่งเป็นค่าใช้จ่ายที่สูงและไม่ยั่งยืน นอกจากนี้ เมื่อพนักงานเดิมลาออก องค์กรยังต้องเสียค่าใช้จ่ายและเวลาไปกับกระบวนการสรรหา คัดเลือก และฝึกอบรมพนักงานใหม่ ซึ่งเป็นต้นทุนที่สูงกว่าการรักษาพนักงานเดิมไว้หลายเท่าตัว

เปิดสาเหตุ ทำไมองค์กรถึงเผชิญปัญหาพนักงานไม่พอ?

การจะแก้ไขปัญหาบุคลากรไม่เพียงพอได้อย่างตรงจุด เราจำเป็นต้องเข้าใจถึงปัญหาก่อน ซึ่งสาเหตุอาจมาจากปัจจัยภายในองค์กรเอง หรือปัจจัยภายนอกที่ไม่สามารถควบคุมได้

• การวางแผนกำลังคนที่ผิดพลาด : การขาดการวิเคราะห์และคาดการณ์ความต้องการบุคลากรในอนาคต ทำให้ไม่สามารถเตรียมการสรรหาหรือพัฒนาคนได้ทันท่วงทีเมื่อธุรกิจขยายตัว
• โครงสร้างค่าตอบแทนและสวัสดิการไม่น่าดึงดูด : ในตลาดแรงงานที่มีการแข่งขันสูง หากค่าตอบแทนและสวัสดิการขององค์กรไม่สามารถแข่งขันได้ ย่อมยากที่จะดึงดูดผู้สมัครที่มีคุณภาพและรักษาพนักงานเดิมไว้
• วัฒนธรรมองค์กรที่ไม่เอื้ออำนวย : สภาพแวดล้อมการทำงานที่ตึงเครียด ขาดความยืดหยุ่น หรือขาดโอกาสในการเติบโต เป็นปัจจัยสำคัญที่ผลักดันให้พนักงานตัดสินใจลาออก
• ขาดการพัฒนาและฝึกอบรม : พนักงานไม่ได้รับการส่งเสริมทักษะใหม่ ๆ ทำให้ไม่สามารถปรับตัวเข้ากับลักษณะงานที่เปลี่ยนไปหรือรับผิดชอบงานที่ซับซ้อนขึ้นได้
• การแข่งขันในตลาดแรงงานที่สูงขึ้น : ธุรกิจในอุตสาหกรรมเดียวกันต่างต้องการบุคลากรที่มีทักษะ ทำให้เกิดการแย่งชิงตัวผู้สมัครที่มีความสามารถ
• การเปลี่ยนแปลงทางประชากรศาสตร์ : การเข้าสู่สังคมผู้สูงอายุส่งผลให้จำนวนแรงงานในระบบลดลง
• ช่องว่างทางทักษะ : ทักษะที่ตลาดแรงงานต้องการเปลี่ยนแปลงไปอย่างรวดเร็ว แต่ระบบการศึกษายังไม่สามารถผลิตบุคลากรได้ตรงตามความต้องการ ทำให้เกิดภาวะขาดแคลนในบางสายงานเฉพาะทาง

5 กลยุทธ์รับมือปัญหาบุคลากรไม่เพียงพออย่างยั่งยืน

เมื่อเข้าใจถึงผลกระทบและสาเหตุแล้ว ขั้นต่อไปคือการวางกลยุทธ์เพื่อจัดการกับปัญหาบุคลากรไม่เพียงพอ อย่างเป็นระบบและสร้างความยั่งยืนในระยะยาว ซึ่งต้องอาศัยการผสมผสานหลากหลายวิธีเข้าด้วยกัน

จัดลำดับความสำคัญและใช้เทคโนโลยีเข้าช่วย

เมื่อกำลังคนมีจำกัด เราไม่สามารถทำงานทุกอย่างได้พร้อมกัน องค์กรต้องจัดลำดับความสำคัญของงาน (Prioritization) โดยมุ่งเน้นไปที่โครงการที่สร้างผลกระทบสูงสุดก่อน พร้อมทั้งนำเทคโนโลยีและระบบอัตโนมัติ เข้ามาช่วยลดภาระงานซ้ำซากที่ไม่จำเป็น เพื่อให้พนักงานที่มีอยู่สามารถใช้เวลาและทักษะไปกับงานเชิงกลยุทธ์ที่สร้างสรรค์และมีมูลค่าสูงกว่าได้ ซึ่งถือว่าเป็นการแก้ปัญหาด้านบุคลากร และวิธีการแก้ไขที่มีประสิทธิภาพ

พัฒนาศักยภาพคนภายใน

การลงทุนกับพนักงานปัจจุบันเป็นการแก้ปัญหาที่ยั่งยืนที่สุด องค์กรควรจัดทำแผนพัฒนาบุคลากรอย่างชัดเจน ส่งเสริมการเรียนรู้ทักษะใหม่ที่จำเป็นต่ออนาคต และการปรับทักษะเดิมเพื่อรับผิดชอบงานในสายอื่นได้ การทำเช่นนี้ไม่เพียงช่วยเติมเต็มช่องว่างด้านกำลังคน แต่ยังสร้างแรงจูงใจและแสดงให้เห็นว่าองค์กรให้ความสำคัญกับความก้าวหน้าของพนักงาน ซึ่งจะช่วยลดอัตราการลาออกและแก้ปัญหาบุคลากรไม่เพียงพอจากภายใน

พิจารณา Outsource หรือ Freelancer

สำหรับงานบางประเภทที่ไม่ใช่งานหลักของธุรกิจ หรืองานโครงการระยะสั้น การจ้าง Outsource หรือ Freelancer ถือเป็นทางเลือกที่ยืดหยุ่นและคุ้มค่า ช่วยให้องค์กรเข้าถึงผู้เชี่ยวชาญเฉพาะทางได้ทันทีโดยไม่ต้องแบกรับภาระต้นทุนพนักงานประจำเต็มเวลา ทำให้สามารถบริหารจัดการภาระงานในช่วงที่มีความต้องการสูงได้อย่างคล่องตัวและควบคุมค่าใช้จ่ายได้ดีขึ้น

ทบทวนโครงสร้างค่าตอบแทนและเส้นทางความก้าวหน้า

การดึงดูดและรักษาคนเก่งไว้กับองค์กร จำเป็นต้องทบทวนโครงสร้างค่าตอบแทนและสวัสดิการให้สามารถแข่งขันในตลาดได้ แต่เงินไม่ใช่คำตอบเดียว การสร้างเส้นทางความก้าวหน้าในสายอาชีพที่ชัดเจน การให้ความยืดหยุ่นในการทำงาน และการสร้างวัฒนธรรมองค์กรที่แข็งแกร่งเป็นปัจจัยสำคัญไม่แพ้กัน สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้องค์กรเป็นที่ที่น่าทำงานและลดปัญหาบุคลากรไม่เพียงพอได้

เสริมภาพลักษณ์แบรนด์

การสร้างภาพลักษณ์ที่ดีในฐานะนายจ้างเป็นกลยุทธ์เชิงรุกในการดึงดูดคนเก่ง องค์กรควรสื่อสารวัฒนธรรมองค์กร ค่านิยม และสิ่งที่มอบให้กับพนักงานผ่านช่องทางต่าง ๆ เพื่อให้เป็นที่รู้จักและเป็นตัวเลือกอันดับต้น ๆ ของผู้สมัครที่มีคุณภาพ เมื่อองค์กรมีแบรนด์ที่แข็งแกร่ง กระบวนการสรรหาจะง่ายขึ้น และสามารถเข้าถึงกลุ่มคนที่มีทัศนคติและทักษะที่ตรงกับความต้องการได้ง่ายขึ้น เป็นการแก้ปัญหาบุคลากรไม่เพียงพอได้

เลือกใช้งานระบบ ERP รู้ทันทุกข้อมูล แก้ไขได้ก่อนสาย

การจัดการปัญหาบุคลากรไม่เพียงพอในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีความซับซ้อน จำเป็นต้องใช้ข้อมูลเพื่อวางแผนให้รอบคอบ การนำระบบ ERP ที่มีโมดูลการจัดการทรัพยากรมนุษย์ (HRM) เข้ามาใช้ จะช่วยให้เรามีข้อมูลเชิงลึกสำหรับวางแผนได้อย่างเป็นระบบ ระบบ ERP สามารถรวบรวมข้อมูลพนักงานแบบเรียลไทม์ ตั้งแต่อัตรากำลังคนในแต่ละแผนก ภาระงาน ประสิทธิภาพการทำงาน ไปจนถึงการคาดการณ์อัตราการลาออก ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมและประเมินสถานการณ์บุคลากรไม่เพียงพอได้ล่วงหน้า และตัดสินใจแก้ไขปัญหาได้อย่างทันท่วงที

สรุป เปลี่ยนวิกฤตบุคลากรให้เป็นโอกาสพัฒนาองค์กร

ปัญหาบุคลากรไม่เพียงพอไม่ใช่ทางตัน แต่เป็นสัญญาณเตือนให้องค์กรหันกลับมาทบทวนและพัฒนากระบวนการบริหารจัดการทรัพยากรมนุษย์ของตนเองอย่างจริงจัง การแก้ไขปัญหาต้องอาศัยการผสมผสานหลายกลยุทธ์ รวมถึงการใช้เทคโนโลยีอย่างระบบ ERP เข้ามาช่วยในการวางแผนและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน โดยเฉพาะการใช้โปรแกรม ERP บัญชี เพื่อลดขั้นตอนงานเอกสาร หรือ โปรแกรม ERP โรงงาน เพื่อจัดสรรกำลังการผลิตให้สอดคล้องกับจำนวนพนักงานที่มีอยู่

 วิกฤตเงียบที่ฉุดรั้งองค์กร มีวิธีแก้ไขอย่างไรบ้างสำหรับผู้ประกอบการ ที่สนใจสนใจระบบ Motion ERP ทีม Dynamics Motion เราพร้อมออกแบบระบบที่มีความเหมาะสมกับธุรกิจของคุณ เพื่อยกระดับการจัดการธุรกิจของคุณอย่างลงตัว หากสนใจสามารถติดต่อได้ผ่านอีเมล sales@dynamics-motion.com หรือติดต่อสอบถามเพิ่มเติมโทร 02-028-7495