บัญชีสินค้าคงเหลือคืออะไร? สรุปวิธีบันทึก ยื่นภาษี และเทคนิคจัดการสต๊อก

การทำบัญชีถือเป็นเรื่องสำคัญของการดำเนินธุรกิจ แต่ก็มาพร้อมความปวดหัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพูดถึงความซับซ้อนของการจัดการสต๊อก ความยุ่งยากไม่ได้จบแค่การซื้อมาและขายไป แต่ยังรวมถึงกระบวนการบันทึกข้อมูลที่ต้องแม่นยำ การตรวจสอบความถูกต้องของยอดคงเหลือ และการคำนวณต้นทุนที่ส่งผลโดยตรงต่อกำไรขาดทุนของกิจการ หากเราวางระบบไม่ดีตั้งแต่ต้น อาจนำไปสู่ปัญหาสต๊อกบวม หรือสินค้าสูญหายโดยไม่รู้ตัว ซึ่งแก้ไขได้ยากในภายหลัง ปัจจุบันเทคโนโลยีจึงเข้ามามีบทบาทมาก โดยเฉพาะการใช้ โปรแกรมบัญชี ERP ที่ช่วยลดความผิดพลาดและทำให้การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือเป็นเรื่องที่ง่ายและเป็นระบบมากขึ้น

บัญชีสินค้าคงเหลือคืออะไร? สำคัญกับงบการเงินอย่างไร

บัญชีสินค้าคงเหลือคือ ทรัพย์สินที่กิจการมีไว้เพื่อขายในการดำเนินธุรกิจตามปกติ หรืออยู่ในกระบวนการผลิตเพื่อให้ได้สินค้าสำเร็จรูป รวมถึงวัตถุดิบที่รอการใช้ในกระบวนการผลิต บัญชีสินค้าคงเหลือจะปรากฏทั้งในงบแสดงฐานะการเงินในส่วนของสินทรัพย์หมุนเวียน ซึ่งบ่งบอกถึงสภาพคล่องของกิจการ และยังเป็นตัวแปรสำคัญในการคำนวณต้นทุนขายในงบกำไรขาดทุน หากมูลในบัญชีสินค้าคงเหลือผิดพลาด กำไรสุทธิที่เราเห็นก็จะผิดเพี้ยนไปทันที ส่งผลต่อการตัดสินใจทางธุรกิจและการเสียภาษีที่อาจไม่ถูกต้อง

การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือมีกี่วิธี แบบไหนเหมาะกับธุรกิจคุณ?

การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือที่เหมาะสม จะช่วยให้เราทำงานได้รวดเร็วและควบคุมต้นทุนได้ดี ซึ่งโดยหลักการแล้วจะมีอยู่ 2 วิธีหลัก ๆ ซึ่งแต่ละแบบก็มีจุดเด่นและข้อจำกัดที่ต่างกันไป ขึ้นอยู่กับประเภทของธุรกิจ ปริมาณสินค้า และความพร้อมของระบบที่เรามี

วิธีบันทึกแบบต่อเนื่อง (Perpetual)

การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบต่อเนื่อง(Perpetual) คือวิธีการที่กิจการจะบันทึกทุกความเคลื่อนไหวของสินค้า ทั้งยอดเข้าและยอดออก ทันทีที่มีรายการเกิดขึ้น วิธีนี้ทำให้เราทราบยอดคงเหลือของสินค้าและต้นทุนขายได้ตลอดเวลา โดยไม่ต้องรอตรวจนับปลายงวด การบันทึกแบบ Perpetual เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีสินค้ามูลค่าสูง หรือสินค้าที่มีความสำคัญและต้องการการควบคุมที่รัดกุม เช่น โชว์รูมรถยนต์ ร้านจำหน่ายสินค้าไอที หรือธุรกิจนำเข้าสินค้าแบรนด์เนม เพราะจะช่วยให้เห็นความผิดปกติได้ทันทีหากของหายหรือตัวเลขไม่ตรง

วิธีบันทึกแบบสิ้นงวด (Periodic)

การบันทึกบัญชีสินค้าคงเหลือแบบสิ้นงวด (Periodic) จะไม่บันทึกรายการต้นทุนขายในขณะที่ขาย แต่จะบันทึกเป็นยอดซื้อสะสมไว้ตลอดงวดบัญชี และจะทราบยอดสินค้าคงเหลือและต้นทุนขายที่แท้จริงก็ต่อเมื่อมีการตรวจนับสต๊อกจริงในวันสิ้นงวดเท่านั้น วิธีนี้เหมาะสำหรับธุรกิจที่มีปริมาณการซื้อขายบ่อยครั้ง สินค้ามีมูลค่าต่อชิ้นไม่สูงมาก หรือมีความหลากหลายของสินค้าสูง เช่น ร้านขายของชำ ร้านวัสดุก่อสร้าง หรือธุรกิจค้าปลีกทั่วไป ซึ่งการทำบัญชีแบบนี้จะช่วยลดภาระงานเอกสารรายวันลงได้มาก แต่มีจุดอ่อนคือไม่สามารถตรวจสอบยอดสต๊อกได้ทันทีระหว่างงวด

Perpetual Vs Periodic ต่างกันอย่างไร

ความแตกต่างที่ชัดเจนที่สุดระหว่างสองวิธีนี้คือช่วงเวลาในการรับรู้ต้นทุนและการควบคุมสต๊อก การทำบัญชีสินค้าคงเหลือแบบ Perpetual จะเน้นความแม่นยำที่เป็นปัจจุบัน ทำให้ฝ่ายบริหารเห็นกำไรขั้นต้นได้ทันทีและบริหารจัดการเติมของได้รวดเร็ว แต่ต้องแลกมาด้วยภาระงานบันทึกข้อมูลที่ละเอียดหรือต้องมีซอฟต์แวร์ช่วย

ส่วน Periodic เน้นความง่ายในการบันทึกระหว่างวัน แต่เราต้องทำงานหนักในช่วงสิ้นงวดเพื่อตรวจนับและปิดบัญชี อีกทั้งยังมีความเสี่ยงสูงที่ยอดในบัญชีสินค้าจะไม่ตรงกับของจริงเนื่องจากไม่มีการติดตามตลอดเวลา การเลือกใช้วิธีไหนจึงขึ้นอยู่กับว่าเราให้ความสำคัญกับอะไรระหว่างความรวดเร็วในการทำงานรายวันหรือความแม่นยำของข้อมูลแบบเรียลไทม์

วิธีคำนวณต้นทุนสินค้าที่ใช้ได้จริงตามมาตรฐาน TFRS

นอกจากการเลือกวิธีการบันทึกบัญชีแล้ว การคำนวณมูลค่าต้นทุนในบัญชีสินค้าคงเหลือก็เป็นอีกปัจจัยสำคัญ โดยมาตรฐานการรายงานทางการเงิน (TFRS) ของไทย วิธีคำนวณหลัก ๆ ที่ได้รับการยอมรับคือ วิธีเข้าก่อนออกก่อน (FIFO) ซึ่งเชื่อว่าสินค้าที่ซื้อเข้ามาก่อนจะถูกขายออกไปก่อน ทำให้มูลค่าสินค้าคงเหลือปลายงวดสะท้อนราคาตลาดปัจจุบันได้ดีที่สุด และวิธีถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักที่นำต้นทุนสินค้าทั้งหมดมาหาค่าเฉลี่ย ซึ่งเหมาะกับสินค้าที่มีลักษณะคล้ายกันและราคาไม่ผันผวนมาก การเลือกวิธีคำนวณที่ถูกต้องจะส่งผลโดยตรงต่อตัวเลขกำไรในงบการเงินและภาระภาษีที่กิจการต้องจ่าย จึงต้องยึดถือปฏิบัติอย่างสม่ำเสมอในทุกรอบระยะเวลาบัญชี

ปัญหาโลกแตกของบัญชีสต๊อก สินค้าขาด/เกิน ต้องปรับปรุงบัญชีอย่างไร?

เมื่อถึงเวลาตรวจนับจริง เรามักเจอปัญหาของจริงไม่ตรงกับบัญชี หากสินค้าขาดหายไปจากบัญชีทางภาษีจะถือว่าเป็นการขายสินค้าโดยไม่มีใบกำกับภาษี เราต้องนำมูลค่าที่หายไปมาคำนวณยื่นภาษีขาย (VAT) เพิ่มเติมและบันทึกเป็นค่าใช้จ่ายหรือต้นทุนขาย 

แต่หากสินค้าเกินจากบัญชีสินค้าคงเหลือ (ยอดนับจริงมากกว่าบัญชี) อาจเกิดจากการบันทึกตัดสต๊อกผิดพลาดหรือรับของเข้าแล้วลืมบันทึก เราต้องทำการปรับปรุงบัญชีโดยเพิ่มยอดสินค้าและปรับลดต้นทุนขายหรือบันทึกเป็นรายได้อื่น เพื่อให้ตัวเลขสะท้อนความเป็นจริงมากที่สุด การปล่อยให้มีผลต่างโดยไม่ปรับปรุงจะถือว่าเราจัดทำบัญชีไม่ถูกต้องตามความเป็นจริง

Dynamics Motion แนะนำการจัดการบัญชีสินค้าคงเหลือยุค 2026 เมื่อ Excel เอาไม่อยู่

ในปี 2026 ที่การแข่งขันทางธุรกิจรุนแรงและรวดเร็ว การใช้ Excel หรือการจดบันทึกด้วยมือเพื่อคุมบัญชีสินค้าคงเหลืออาจไม่ใช่ทางเลือกที่ตอบโจทย์อีกต่อไป ความเสี่ยงจาก Human Error สูตรคำนวณผิด หรือไฟล์เสียหาย อาจสร้างความเสียหายให้กับธุรกิจได้

Dynamics Motion ขอแนะนำให้เปลี่ยนมาใช้ระบบ Cloud ERP หรือซอฟต์แวร์จัดการสต๊อกอัจฉริยะที่เชื่อมต่อข้อมูลซื้อ-ขาย-บัญชี เข้าด้วยกันแบบอัตโนมัติ ระบบเหล่านี้ช่วยให้เราตรวจสอบสถานะสินค้าได้ทุกที่ทุกเวลา ลดขั้นตอนการทำงานซ้ำซ้อน และรองรับการเติบโตของธุรกิจได้อย่างราบรื่น

สรุปบทความ

การบริหารจัดการบัญชีสินค้าคงเหลือไม่ใช่เพียงแค่หน้าที่ของนักบัญชีเท่านั้น แต่เป็นกลยุทธ์สำคัญที่เจ้าของธุรกิจต้องให้ความสนใจ การเลือกวิธีบันทึกบัญชีไม่ว่าจะแบบ Perpetual หรือ Periodic ต้องดูที่ความเหมาะสมของทรัพยากรและลักษณะธุรกิจของเราเป็นหลัก รวมถึงการปฏิบัติตามมาตรฐานบัญชีและกฎหมายภาษีอย่างเคร่งครัดจะช่วยลดความเสี่ยงจากการถูกตรวจสอบย้อนหลัง หากเราสามารถควบคุมสต๊อกได้แม่นยำ รู้ต้นทุนที่แท้จริง และนำเทคโนโลยีเข้ามาช่วยบริหารจัดการ ธุรกิจจะได้เปรียบในการแข่งขัน สามารถทำกำไรได้อย่างยั่งยืน และเติบโตได้อย่างมั่นคงในระยะยาว

FAQ รวมคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับบัญชีสินค้าคงเหลือ

สต๊อกสินค้าหาย ต้องเสียภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) หรือไม่?

หากสต๊อกสินค้าหายต้องเสียภาษีเพิ่ม ตามประมวลรัษฎากร มาตรา 77/1(8) หากสินค้าขาดหายไปจากรายงานสินค้าและวัตถุดิบ หรือตรวจนับแล้วไม่ครบตามยอดในบัญชีสินค้าคงเหลือ โดยไม่มีเหตุอันสมควร ทางสรรพากรจะถือว่าสินค้านั้นได้ถูกขายออกไปแล้ว 

เจ้าของธุรกิจมีหน้าที่ต้องนำมูลค่าตลาดของสินค้าที่หายไปมารวมเป็นฐานภาษีเพื่อคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และนำส่งในเดือนภาษีที่ตรวจพบทันที พร้อมทั้งออกใบกำกับภาษีขาย เพื่อให้ถูกต้องตามกฎหมาย ดังนั้นการดูแลสต๊อกไม่ให้หายจึงเท่ากับการประหยัดภาษี

ธุรกิจบริการ (Service) ต้องทำบัญชีสินค้าคงเหลือไหม?

โดยปกติธุรกิจบริการจะเน้นที่การใช้แรงงานหรือความเชี่ยวชาญ จึงมักไม่มีบัญชีสินค้าคงเหลือในลักษณะสินค้าสำเร็จรูปเหมือนธุรกิจซื้อมาขายไป แต่หากธุรกิจบริการของเรามีการซื้อวัสดุสิ้นเปลือง อะไหล่ หรืออุปกรณ์ที่ต้องใช้ในการให้บริการลูกค้า เช่น อู่ซ่อมรถที่มีอะไหล่ คลินิกที่มีตัวยา จำเป็นต้องบันทึกของเหล่านี้เป็นสินค้าคงเหลือหรือวัสดุคงคลัง และตัดจ่ายเป็นต้นทุนการให้บริการเมื่อมีการเบิกใช้จริง เพื่อให้การคำนวณต้นทุนบริการมีความถูกต้องและสะท้อนกำไรที่แท้จริงของแต่ละงานบริการ

วิธี LIFO (เข้าหลังออกก่อน) ยังใช้ได้อยู่ไหมในประเทศไทย?

ปัจจุบัน มาตรฐานการรายงานทางการเงินของไทย (TFRS) และมาตรฐานการบัญชีระหว่างประเทศ ไม่อนุญาต ให้ใช้วิธี LIFO (Last-In, First-Out หรือ เข้าหลังออกก่อน) ในการคำนวณมูลค่าบัญชีสินค้าคงเหลือแล้ว เนื่องจากวิธีนี้อาจทำให้มูลค่าสินค้าคงเหลือในงบแสดงฐานะการเงินต่ำกว่าความเป็นจริงและไม่สะท้อนมูลค่าปัจจุบัน ซึ่งอาจบิดเบือนงบการเงินได้ ดังนั้นเราจึงต้องใช้วิธี FIFO (เข้าก่อนออกก่อน) หรือวิธีถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนักเท่านั้นในการบันทึกบัญชีและยื่นภาษี

ควรตรวจนับสต๊อกบ่อยแค่ไหน?

ความถี่ในการตรวจนับขึ้นอยู่กับระบบบัญชีสินค้าคงเหลือที่เลือกใช้ หากใช้วิธี Perpetual ที่มีการบันทึกตลอดเวลา เราอาจใช้วิธีสุ่มตรวจนับสินค้าบางรายการหมุนเวียนกันไปตลอดทั้งปี เพื่อสอบทานความถูกต้องโดยไม่ต้องปิดกิจการเพื่อนับ 

แต่หากใช้วิธี Periodic เราจำเป็นต้องตรวจนับใหญ่อย่างน้อยปีละ 1 ครั้ง ณ วันสิ้นรอบบัญชี เพื่อปิดงบการเงิน อย่างไรก็ตาม เพื่อการควบคุมภายในที่ดี เราแนะนำให้มีการตรวจนับแบบย่อย ๆ ทุกเดือนหรือทุกไตรมาส เพื่อป้องกันการรั่วไหลที่อาจสะสมจนแก้ไขยาก