สิ่งที่เจ้าของกิจการมักจะกังวลใจคือเรื่องเงินทุนหมุนเวียนและค่าใช้จ่าย หากเราปล่อยให้มีการซื้อของโดยไม่มีระบบตรวจสอบที่ดี งบประมาณที่ตั้งไว้อาจจะบานปลายจนกระทบต่อกำไรสุทธิ เครื่องมือสำคัญที่จะเข้ามาช่วยแก้ปัญหานี้คือใบสั่งซื้อสินค้าหรือที่เรียกกันติดปากว่าใบ Purchase Order (PO) นั่นเอง ที่เข้ามาช่วยให้เราบริหารจัดการกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ใบสั่งซื้อสินค้า คืออะไร

ใบสั่งซื้อสินค้า หรือใบ Purchase Order (PO) คือเอกสารที่ฝ่ายจัดซื้อหรือผู้ซื้อเป็นผู้ออกให้กับผู้ขาย เพื่อแสดงเจตจำนงในการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการ เอกสารฉบับนี้จะระบุรายละเอียดที่ชัดเจนและครบถ้วน ทั้งรายการสินค้า จำนวน ราคา และเงื่อนไขต่าง ๆ เมื่อผู้ขายตอบรับใบสั่งซื้อแล้ว จะถือว่าเกิดสัญญาซื้อขายที่มีผลผูกพันทางกฎหมายทันที ช่วยให้ทั้งสองฝ่ายมั่นใจได้ว่าการแลกเปลี่ยนสินค้าและเงินตราจะเป็นไปตามข้อตกลงที่ระบุไว้ในใบ PO

ใบสั่งซื้อช่วยควบคุมงบประมาณได้อย่างไร

การใช้ระบบใบสั่งซื้อสินค้าช่วยให้เจ้าของกิจการสามารถควบคุมงบประมาณได้ตั้งแต่ต้นน้ำ เพราะกระบวนการออกใบ Purchase Order จำเป็นต้องผ่านการตรวจสอบและอนุมัติจากผู้มีอำนาจก่อนเสมอ นั่นหมายความว่าทุกยอดการใช้จ่ายจะถูกคัดกรองความจำเป็นและความถูกต้องของราคา หากสินค้าใดมีราคาสูงเกินจริงหรือเกินงบประมาณที่ตั้งไว้ ผู้อนุมัติสามารถระงับหรือตรวจสอบแก้ไขได้ทันทีก่อนส่งถึงมือผู้ขาย ทำให้เราสามารถป้องกันปัญหาค่าใช้จ่ายบานปลายและการรั่วไหลของเงินทุนได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

ขั้นตอนการออกใบสั่งซื้อ

• การรับใบขอซื้อ : หน่วยงานภายในองค์กรที่มีความต้องการสินค้า ส่งเอกสารใบขอซื้อ (PR) มายังฝ่ายจัดซื้อเพื่อแจ้งความจำนง
• การสรรหาและเปรียบเทียบราคา : ฝ่ายจัดซื้อจะทำการหาผู้ขาย และขอใบเสนอราคา (Quotation) จากคู่ค้าหลาย ๆ ราย เพื่อนำมาเปรียบเทียบเงื่อนไข ราคา และคุณภาพ ให้ดีที่สุดก่อนตัดสินใจออก ใบสั่งซื้อ
• การจัดทำและอนุมัติใบสั่งซื้อ : เมื่อเลือกผู้ขายได้แล้ว ฝ่ายจัดซื้อจะนำข้อมูลทั้งหมดมากรอกลงในระบบเพื่อสร้างใบ PO จากนั้นส่งให้ผู้มีอำนาจลงนามอนุมัติตามวงเงินที่บริษัทกำหนด เพื่อยืนยันความถูกต้อง
• การส่งมอบเอกสารให้ผู้ขาย : เมื่อใบสั่งซื้อสินค้าได้รับการอนุมัติเรียบร้อยแล้ว จะถูกส่งไปยังผู้ขายผ่านทางอีเมลหรือระบบอิเล็กทรอนิกส์ เพื่อให้ผู้ขายรับทราบและเตรียมสินค้าตามคำสั่งซื้อ
• การตรวจสอบสินค้า : เมื่อผู้ขายส่งสินค้ามาถึง ฝ่ายคลังสินค้าจะนำใบ Purchase Order มาเทียบกับใบส่งของ เพื่อตรวจสอบว่าสินค้าที่ได้รับถูกต้องครบถ้วนตามที่สั่งไว้หรือไม่
• การบันทึกบัญชีและการชำระเงิน : หากสินค้าถูกต้อง เอกสารจะถูกส่งต่อไปยังฝ่ายบัญชี เพื่อทำการตั้งหนี้และเตรียมจ่ายเงินตามเครดิตเทอมที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อ ซึ่งถือเป็นขั้นตอนสุดท้าย

ใบ Purchase Order (Po) ควรมีรายละเอียดอะไรบ้าง 

ใบสั่งซื้อที่มีความสมบูรณ์และสามารถใช้เป็นหลักฐานทางกฎหมายได้อย่างมีน้ำหนัก ต้องมีความละเอียดและชัดเจน เพื่อป้องกันความเข้าใจผิดระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย โดยรายละเอียดที่ขาดไม่ได้มีดังนี้

• ข้อมูลส่วนหัวเอกสาร : ต้องระบุคำว่าใบสั่งซื้อ หรือ Purchase Order ให้ชัดเจน พร้อมเลขที่เอกสาร (PO Number) รันตามลำดับเพื่อการอ้างอิง และวันที่ออกเอกสาร
• รายละเอียดผู้ซื้อและผู้ขาย : ชื่อบริษัท ที่อยู่ หมายเลขโทรศัพท์ และเลขประจำตัวผู้เสียภาษีของทั้งสองฝ่าย ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญมากสำหรับการออกใบกำกับภาษีในภายหลังให้ถูกต้องตาม ใบสั่งซื้อสินค้า
• รายละเอียดสินค้าหรือบริการ : ระบุชื่อสินค้า รหัสสินค้า รายละเอียดจำเพาะ จำนวนที่สั่งซื้อ และหน่วยนับให้ชัดเจนในใบ PO เพื่อป้องกันการส่งของผิดสเปก
• ราคาและมูลค่า : ระบุราคาต่อหน่วย ราคารวมก่อนภาษีมูลค่าเพิ่ม จำนวนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) และยอดรวมสุทธิอย่างถูกต้อง
• เงื่อนไขการชำระเงิน : ระบุเครดิตเทอม หรือเงื่อนไขการวางมัดจำให้ชัดเจนในใบสั่งซื้อ เพื่อให้ฝ่ายบัญชีวางแผนการเงินได้
• รายละเอียดการจัดส่ง : วันที่กำหนดส่งของ สถานที่จัดส่งสินค้า และเงื่อนไขการขนส่ง ว่าฝ่ายใดเป็นผู้รับผิดชอบค่าขนส่งและความเสี่ยง
• ลายมือชื่อผู้มีอำนาจ : ช่องสำหรับลงนามผู้ออกเอกสารและผู้อนุมัติ ใบ Purchase Order เพื่อยืนยันความถูกต้องและเป็นทางการของเอกสาร

ใบสั่งซื้อมีกี่ประเภท

รูปแบบของการทำใบสั่งซื้อสินค้ามีหลายรูปแบบ ถูกปรับเปลี่ยนไปตามลักษณะการใช้งานและความเหมาะสมของแต่ละองค์กร โดยหลักๆ แล้วเราสามารถแบ่งประเภทของใบ Purchase Order ออกได้เป็น 3 ประเภท ดังนี้

ใบสั่งซื้อแบบมาตรฐาน

ใบสั่งซื้อสินค้าแบบมาตรฐาน ใช้สำหรับการสั่งซื้อสินค้าหรือบริการที่มีความชัดเจนในเรื่องของจำนวน ราคา และกำหนดการส่งมอบในครั้งเดียว หรือเป็นการซื้อขายแบบครั้งต่อครั้ง เมื่อผู้ขายส่งของและผู้ซื้อชำระเงินตามใบ Purchase Orderแล้ว ถือว่ากระบวนการซื้อขายในรอบนั้นสิ้นสุดลง เหมาะสำหรับธุรกิจทั่วไปที่ไม่ได้มีเงื่อนไขซับซ้อน

ใบสั่งซื้อแบบกำหนดเอง

ใบสั่งซื้อสินค้าแบบกำหนดเอง หรือในบางบริบทอาจหมายถึง Planned Purchase Order คือเอกสารที่ใช้สำหรับการสั่งซื้อสินค้าที่ต้องมีการวางแผนล่วงหน้า หรือมีเงื่อนไขเฉพาะเจาะจง เช่น การสั่งผลิตสินค้าตามแบบที่ต้องระบุรายละเอียดทางเทคนิคซับซ้อนในใบ Purchase Order หรือการสั่งซื้อที่ทยอยส่งมอบเป็นงวด ๆ ภายใต้สัญญาฉบับเดียว เพื่อให้ยืดหยุ่นต่อการบริหารสต๊อกสินค้าและการผลิต

ใบสั่งซื้อแบบอิเล็กทรอนิกส์

ใบสั่งซื้อสินค้าแบบอิเล็กทรอนิกส์ (E-Purchase Order) ที่เปลี่ยนจากกระดาษมาสู่ระบบดิจิทัล การออกใบ PO ประเภทนี้จะทำผ่านซอฟต์แวร์หรือระบบ ERP ทำให้ข้อมูลถูกส่งตรงถึงผู้ขายทันที ลดความผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลซ้ำซ้อน ประหยัดทรัพยากรกระดาษ และช่วยให้ตรวจสอบสถานะการสั่งซื้อได้แบบเรียลไทม์ รวดเร็วกว่าแบบดั้งเดิม

ใบสั่งซื้อ (PO) แตกต่างจากใบขอซื้อ (PR) อย่างไร?

ใบสั่งซื้อสินค้า (PO) และใบขอซื้อ (PR) ทั้งสองอย่างนี้มีหน้าที่ต่างกัน ใบขอซื้อ (PR) เป็นเอกสารภายในที่พนักงานใช้ออกเพื่อแจ้งความต้องการให้ฝ่ายจัดซื้อทราบ ยังไม่มีผลผูกพันทางกฎหมายกับบุคคลภายนอก ในขณะที่ใบ Purchase Order (PO) คือเอกสารภายนอกที่ฝ่ายจัดซื้อออกให้กับผู้ขาย เป็นการยืนยันคำสั่งซื้ออย่างเป็นทางการและมีผลทางกฎหมาย ดังนั้น PR คือจุดเริ่มต้น ส่วน PO คือบทสรุปของการสั่งซื้อนั่นเอง

สรุปบทความ

จากการทำความเข้าใจใบสั่งซื้อสินค้า หรือใบ Purchase Order ช่วยอุดรอยรั่วของค่าใช้จ่าย สร้างวินัยทางการเงินให้กับองค์กร และทำให้กระบวนการทำงานมีความโปร่งใส ตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน

สำหรับผู้ประกอบการที่ต้องการยกระดับธุรกิจให้เติบโตอย่างยั่งยืน การให้ความสำคัญกับระบบจัดซื้อและการใช้ใบ Purchase Order อย่างถูกต้อง จึงไม่ใช่ทางเลือก แต่เป็นทางรอดที่จำเป็นต้องมี หากธุรกิจของคุณยังสั่งซื้อปากเปล่าหรือแชทไลน์สั่งของ การปรับมาใช้ระบบใบสั่งซื้อสามารถช่วยควบคุมงบประมาณให้มีประสิทธิภาพนั้นทำได้ง่ายกว่าที่คิด และยังช่วยลดปัญหาปวดหัวกับคู่ค้าในระยะยาวได้อีกด้วย

รวมคำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับใบสั่งซื้อสินค้า (Purchase Order ; PO)

ใบสั่งซื้อเป็นสัญญาประเภทหนึ่งใช่หรือไม่?

ใบสั่งซื้อสินค้าถือเป็นสัญญาซื้อขายรูปแบบหนึ่ง ในทางกฎหมายเมื่อผู้ขายได้ลงนามตอบรับ หรือมีการส่งมอบสินค้าตามรายละเอียดที่ระบุแล้ว จะถือว่าคู่สัญญาทั้งสองฝ่าย (ผู้ซื้อและผู้ขาย) ได้ตกลงปลงใจในเงื่อนไขดังกล่าว

หากใบสั่งซื้อถูกยกเลิก ควรทำอย่างไร?

ในกรณีที่ใบสั่งซื้อถูกยกเลิก สิ่งแรกที่ต้องทำคือรีบแจ้งผู้ขายให้ทราบโดยเร็วที่สุดเป็นลายลักษณ์อักษร เพื่อระงับการจัดส่งหรือการผลิตสินค้า จากนั้นให้ตรวจสอบเงื่อนไขที่ระบุไว้ หากมีข้อกำหนดเรื่องการยกเลิก อาจต้องเสียค่าปรับหากผู้ขายได้เริ่มดำเนินการไปแล้ว แต่ในกรณีที่ตกลงกันได้ให้ทำเอกสารยกเลิกใบสั่งซื้อในระบบ เพื่อล้างรายการตั้งหนี้และปรับปรุงงบประมาณให้กลับมาถูกต้อง ห้ามปล่อยใบสั่งซื้อสินค้าทิ้งไว้ในระบบโดยไม่จัดการเด็ดขาด

เปรียบเทียบความแตกต่าง ใบ Purchase Request (PR) Vs ใบ Purchase Order (PO) vs ใบ Request For Quotation (RFQ) Vs Vendor Bill

เอกสารทั้ง 4 ประเภทเป็นเอหสารสำคัญที่ใช้ในกระบวนการจัดซื้อ ซึ่งทำงานเชื่อมโยงกันเป็นลำดับขั้น แต่มีวัตถุประสงค์และผู้ใช้งานที่แตกต่างกันอย่างชัดเจน ดังนี้

• ใบขอซื้อ (PR) ในในกรณีที่พนักงานในบริษัทแจ้งความต้องการภายในองค์กร เช่น แผนกไอทีอยากได้คอมพิวเตอร์ใหม่ ก็จะจัดทำใบขอซื้อส่งไปให้ฝ่ายจัดซื้อ
• ใบขอเช็กราคา (RFQ) เมื่อฝ่ายจัดซื้อได้รับเรื่องจะทำการเช็กราคา โดยส่งเอกสาร Request For Quotation ไปให้ผู้ขายหลาย ๆ เจ้า เพื่อขอใบเสนอราคามาเปรียบเทียบ หาเจ้าที่มีความคุ้มค่าที่สุด
• ใบสั่งซื้อ (PO) เมื่อเลือกผู้ขายได้แล้ว ฝ่ายจัดซื้อจะออกใบ Po เพื่อยืนยันการสั่งซื้ออย่างเป็นทางการถือเป็นสัญญาซื้อขาย เพื่อส่งให้ผู้ขายเพื่อเริ่มผลิตหรือส่งของ
• Vendor Bill (ใบแจ้งหนี้จากผู้ขาย) เมื่อผู้ขายส่งสินค้าเสร็จสิ้น จะส่งเอกสารนี้มาเพื่อเรียกเก็บเงิน จากเรา เพื่อให้ฝ่ายบัญชีดำเนินการจ่ายชำระหนี้ต่อไป

ตารางเปรียบความแตกต่างของ Purchase Request (PR) Vs ใบ Purchase Order (PO) vs ใบ Request For Quotation (RFQ) Vs Vendor Bill