ตัวอย่าง Kaizen ลดต้นทุน ปรับปรุงต่อเนื่องสู่องค์กรยุคใหม่ด้วยข้อมูล

การแข่งขันทางธุรกิจมีความเข้มข้นขึ้นเรื่อย ๆ อีกทั้งการดำเนินงานมีแนวโน้มสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง การควบคุมค่าใช้จ่ายจึงสิ่งที่ทุก ๆ องค์กรควรให้ความสำคัญ เพราะหลายครั้งที่การลดต้นทุนถูกมองว่าเป็นการตัดลดงบประมาณครั้งใหญ่ แต่การสร้างความยั่งยืนที่แท้จริงคือการปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง หรือที่เรียกว่า Kaizen บทความอยากชวนทุกคนไปดูตัวอย่าง Kaizen ลดต้นทุน ที่สามารถนำไปปรับใช้ได้จริง เพื่อสร้างวัฒนธรรมแห่งการพัฒนาและช่วยประหยัดค่าใช้จ่ายให้องค์กรได้อย่างเป็นรูปธรรม

Kaizen คืออะไร?

Kaizen คือวิธีการลดต้นทุนบริษัทเป็นปรัชญาการบริหารจัดการจากประเทศญี่ปุ่นที่หมายถึง "การปรับปรุงอย่างต่อเนื่อง" โดยหัวใจหลักไม่ใช่การเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่แบบพลิกฝ่ามือ แต่เป็นการมุ่งเน้นให้พนักงานทุกคนในองค์กรมีส่วนร่วมในการเสนอแนะและลงมือปรับปรุงกระบวนการทำงานทีละเล็กทีละน้อยอย่างสม่ำเสมอ เพิ่มประสิทธิภาพ และยกระดับคุณภาพให้ดีขึ้นอยู่เสมอ ซึ่งท้ายที่สุดจะนำไปสู่การลดต้นทุนการดำเนินงานโดยรวมขององค์กรได้อย่างยั่งยืน

หลักการสำคัญของ Kaizen

หลักการของ Kaizen คือวิธีการลดต้นทุนบริษัทที่ตั้งอยู่บนแนวคิดที่เรียบง่ายแต่ทรงพลัง นั่นคือ "ทุกอย่างสามารถทำให้ดีขึ้นได้เสมอ" โดยเน้นการมีส่วนร่วมของพนักงานทุกคน ตั้งแต่ระดับผู้บริหารไปจนถึงพนักงานระดับปฏิบัติการ เพื่อมองหาจุดที่ควรปรับปรุงในพื้นที่ทำงานของตนเอง แนวคิด Save Cost คือ การปรับปรุงกระบวนการเพื่อลดความสูญเปล่าทั้ง 7 ประการ ซึ่งการลงมือทำตามตัวอย่าง Kaizen ลดต้นทุน เล็ก ๆ น้อย ๆ อย่างต่อเนื่อง จะส่งผลดีในระยะยาว

ตัวอย่าง Kaizen ลดต้นทุนที่นำไปใช้ได้จริงในองค์กร

แนวคิดไคเซ็นสามารถนำไปประยุกต์ใช้ได้กับทุกส่วนขององค์กร ไม่ว่าจะเป็นฝ่ายผลิต คลังสินค้า หรือแม้แต่ในสำนักงาน มีตัวอย่าง Kaizen ลดต้นทุนมากมายที่สามารถเริ่มต้นได้ทันทีโดยไม่ต้องใช้งบประมาณสูง แต่ให้ผลลัพธ์ที่น่าพอใจในการช่วยองค์กรประหยัดค่าใช้จ่าย

ด้านกระบวนการทำงาน

การปรับปรุงกระบวนการทำงานเพียงเล็กน้อย สามารถสร้างความเปลี่ยนแปลงที่ยิ่งใหญ่ได้ หนึ่งในตัวอย่าง Kaizen ลดต้นทุนที่เห็นผลชัดเจนคือการปรับผังพื้นที่ทำงาน เพื่อลดระยะทางการเดินของพนักงานหรือการเคลื่อนย้ายวัตถุดิบให้น้อยที่สุด นอกจากนี้ การทบทวนและลดขั้นตอนการอนุมัติเอกสารที่ไม่จำเป็น หรือการสร้างมาตรฐานการทำงานที่ชัดเจน จะช่วยลดความผิดพลาด ลดการทำงานซ้ำซ้อน และเพิ่มความเร็วในการทำงานได้อย่างมีนัยสำคัญ

ด้านการจัดการสต๊อกและวัตถุดิบ

คลังสินค้าและวัตถุดิบคือต้นทุนที่จับต้องได้ การจัดการส่วนนี้อย่างมีประสิทธิภาพสามารถช่วยควบคุมค่าใช้จ่ายได้ ซึ่งนอกเหนือจากการใช้โปรแกรม ERP บัญชี ในการติดตามมูลค่าและจำนวนสต๊อกอย่างแม่นยำแล้ว ตัวอย่าง Kaizen ลดต้นทุนที่นิยมใช้กันอย่างแพร่หลายในทางกายภาพคือการนำหลักการ 5 ส (สะสาง สะดวก สะอาด สุขลักษณะ สร้างนิสัย) มาใช้เพื่อปรับปรุงระบบการจัดเก็บ ทำให้พนักงานสามารถค้นหาและหยิบวัตถุดิบได้ง่ายและรวดเร็วขึ้น ลดเวลาที่สูญเสียไปกับการค้นหาของ นอกจากนี้ยังมีตัวอย่างการลดต้นทุนอื่น ๆ เช่น การลดค่าใช้จ่ายในแผนก การวิเคราะห์เพื่อลดขนาดบรรจุภัณฑ์ที่ไม่จำเป็น เพื่อประหยัดพื้นที่ในการจัดเก็บและค่าขนส่ง

ด้านการใช้ทรัพยากรและพลังงาน

ค่าใช้จ่ายด้านพลังงานและทรัพยากรเป็นต้นทุนที่มักถูกมองข้าม แต่สามารถสร้างเงินออมให้องค์กรได้ตัวอย่าง Kaizen ลดต้นทุนที่ง่ายที่สุดคือการสร้างวัฒนธรรมการประหยัด เช่น การรณรงค์ให้พนักงานปิดไฟและเครื่องใช้ไฟฟ้าทุกครั้งเมื่อไม่ใช้งาน หรือการบำรุงรักษาเครื่องจักรเชิงป้องกัน (Preventive Maintenance) ตามรอบเวลา ถือเป็นอีกหนึ่งตัวอย่าง Kaizen ลดต้นทุนที่ลดค่าใช้จ่ายในแผนก อีกทั้งยังช่วยยืดอายุการใช้งานและลดโอกาสที่เครื่องจักรจะเสียกะทันหัน ซึ่งมีค่าใช้จ่ายในการซ่อมแซมสูงกว่ามาก

นอกจากนี้ การมองหาแนวทางนำเศษวัสดุที่เหลือจากกระบวนการผลิตกลับมาใช้ใหม่ ก็เป็นตัวอย่าง Kaizen ลดต้นทุนที่ดี เพราะไม่เพียงแต่ช่วยลดปริมาณขยะที่ต้องกำจัด แต่ยังอาจสร้างมูลค่าเพิ่มหรือลดต้นทุนการซื้อวัตถุดิบใหม่ได้อีกด้วย

ยกระดับการทำ Kaizen ด้วยระบบ ERP ในการลดต้นทุน

การทำ Kaizen ไม่ได้จำกัดอยู่แค่การสังเกตการณ์เท่านั้น การนำระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) เข้ามาใช้ จะช่วยยกระดับการลดต้นทุนได้ ทำให้มีประสิทธิภาพและขับเคลื่อนด้วยข้อมูลที่แม่นยำ

ข้อมูลแบบ Real-Time

สำหรับโรงงานที่มีการใช้ โปรแกรม ERP โรงงาน ที่ทำหน้าที่เป็นศูนย์กลางรวบรวมข้อมูลการทำงานจากทุกแผนกแบบเรียลไทม์ ทำให้เราสามารถมองเห็นปัญหาคอขวดหรือความสูญเปล่าที่เกิดขึ้นได้ทันที เช่น หากข้อมูลแสดงว่าเครื่องจักรเครื่องหนึ่งมีเวลาหยุดทำงาน (Downtime) บ่อยกว่าปกติ ทีมงานก็สามารถเข้าไปวิเคราะห์หาสาเหตุและลงมือทำ Kaizen เพื่อแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที ซึ่งเป็นตัวอย่าง Kaizen ลดต้นทุนที่ป้องกันความเสียหายได้อย่างรวดเร็วก่อนที่ปัญหาจะบานปลาย

วัดผลลัพธ์การปรับปรุงได้อย่างแม่นยำและเป็นรูปธรรม

ข้อดีที่สำคัญที่สุดของการใช้ ERP คือความสามารถในการวัดผลลัพธ์ของการปรับปรุงได้อย่างเป็นรูปธรรม ทุกครั้งที่เราลงมือทำตัวอย่าง Kaizen ลดต้นทุน เราสามารถดึงข้อมูลก่อนและหลังการปรับปรุงมาเปรียบเทียบกันได้ทันที ไม่ว่าจะเป็นรอบเวลาการผลิต อัตราของเสีย หรือต้นทุนต่อหน่วย ข้อมูลเหล่านี้ช่วยยืนยันว่าการปรับปรุงนั้นได้ผลจริง และสามารถคำนวณผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ออกมาเป็นตัวเงินได้อย่างชัดเจน

สรุป

การทำ Kaizen เป็นวัฒนธรรมองค์กรที่ต้องทำอย่างต่อเนื่องเพื่อความยั่งยืน การเริ่มต้นจากตัวอย่าง Kaizen ลดต้นทุนเล็ก ๆ น้อย ๆ ในพื้นที่ทำงานของตนเอง และส่งเสริมให้พนักงานทุกคนมีส่วนร่วม จะค่อย ๆ สร้างการเปลี่ยนแปลงในระดับองค์กร การนำเทคโนโลยีอย่างระบบ ERP เข้ามาช่วยวิเคราะห์ข้อมูล จะยิ่งทำให้การค้นหาโอกาสในการปรับปรุงแม่นยำและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ซึ่งช่วยลดต้นทุนและเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันได้อย่างแท้จริง

สำหรับผู้ประกอบการ ที่สนใจสนใจระบบ Motion ERP ทีม Dynamics Motion เราพร้อมออกแบบระบบที่มีความเหมาะสมกับธุรกิจของคุณ เพื่อยกระดับการจัดการธุรกิจของคุณอย่างลงตัว หากสนใจสามารถติดต่อได้ผ่านอีเมล sales@dynamics-motion.com หรือติดต่อสอบถามเพิ่มเติมโทร 02-028-7495