การปิดบัญชีงบการเงินคืออะไร? มีขั้นตอนอย่างไรบ้าง

สำหรับเจ้าของกิจการและผู้ดูแลฝ่ายบัญชี ช่วงเวลาสิ้นปีมักเป็นช่วงเวลาที่วุ่นวายที่สุด เพราะต้องสรุปตัวเลขผลประกอบการทั้งหมดเพื่อนำส่งหน่วยงานราชการ ซึ่งกระบวนการนี้เต็มไปด้วยความยุ่งยาก ซับซ้อน หากเราไม่มีการเตรียมความพร้อมหรือวางแผนเอกสารที่ดี อาจทำให้เกิดปัญหาตามมาได้ ซึ่งไม่ใช่แค่เรื่องความล่าช้า แต่หมายถึงความผิดพลาดของตัวเลข ที่อาจนำไปสู่ค่าปรับทางภาษี บทความนี้เราจะพาไปทำความเข้าใจระบบการปิดบัญชี เพื่อให้การปิดงบเป็นเรื่องที่จัดการได้ง่ายขึ้นและถูกต้องตามกฎหมาย

การปิดบัญชีคืออะไร? 

การปิดบัญชีหรือการปิดบัญชีงบการเงินคือกระบวนการทางบัญชีที่ต้องทำเมื่อสิ้นสุดรอบระยะเวลาบัญชี (โดยปกติคือ 1 ปี หรือ 12 เดือน) เพื่อรวบรวมและสรุปผลการดำเนินงานทั้งหมดของกิจการว่ามีรายได้และค่าใช้จ่ายเกิดขึ้นจริงเท่าไหร่ หลักการสำคัญคือการโอนบัญชีหมวดรายได้และค่าใช้จ่าย (บัญชีชั่วคราว) ไปยังบัญชีกำไรขาดทุน และโอนเข้าสู่บัญชีกำไรสะสมหรือส่วนของผู้ถือหุ้น (บัญชีถาวร) เพื่อให้ยอดคงเหลือของรายได้และค่าใช้จ่ายกลับไปเริ่มต้นใหม่เป็นศูนย์ในรอบบัญชีถัดไป ผลลัพธ์ที่ได้จากจะถูกจัดทำออกมาเป็นงบการเงิน ซึ่งประกอบด้วย งบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน และงบกระแสเงินสด เพื่อสะท้อนให้เห็นสุขภาพทางการเงินของธุรกิจ และนำไปใช้ในการยื่นภาษีและส่งกรมพัฒนาธุรกิจการค้าตามกฎหมาย

5 ขั้นตอนสำคัญในกระบวนการปิดงบการเงินประจำปี

เพื่อให้การทำงานเป็นไปอย่างราบรื่นและลดข้อผิดพลาดให้น้อยที่สุด เราจำเป็นต้องเข้าใจลำดับขั้นตอนที่ถูกต้อง โดยกระบวนการปิดบัญชีงบการเงิน สามารถแบ่งออกเป็น 5 ขั้นตอนหลัก ๆ ดังนี้

รวบรวมเอกสารให้ครบถ้วน

รวบรวมเอกสารประกอบการลงบัญชีทั้งหมดที่เกิดขึ้นตลอดทั้งปี ไม่ว่าจะเป็นใบแจ้งหนี้ ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี ใบสำคัญรับ-จ่าย หรือเอกสารสัญญาต่าง ๆ เราต้องนำเอกสารเหล่านี้มาคัดแยกจัดหมวดหมู่และเรียงลำดับตามวันที่ให้เรียบร้อย การจัดระเบียบเอกสารที่ดีจะช่วยให้การบันทึกบัญชีและการสืบค้นย้อนหลังทำได้ง่ายขึ้น ป้องกันปัญหาเอกสารสูญหายที่อาจทำให้เราไม่สามารถลงบันทึกค่าใช้จ่ายได้ ซึ่งจะส่งผลเสียต่อการคำนวณภาษีในภายหลัง

เตรียมภาษีซื้อ-ขายให้ครบ

สำหรับกิจการที่จดทะเบียนภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT) การจัดการเรื่องภาษีซื้อและภาษีขายเป็นเรื่องละเอียดอ่อน เราต้องตรวจสอบรายงานภาษีซื้อและรายงานภาษีขายประจำเดือนให้ตรงกับแบบ ภ.พ.30 ที่ยื่นต่อกรมสรรพากร หากพบว่ามีใบกำกับภาษีใบใดตกหล่นหรือยอดไม่ตรงกัน ต้องรีบดำเนินการปรับปรุงแก้ไขทันที

เตรียมรายงานการเงินที่เดินบัญชี

ข้อมูลจากธนาคารคือหลักฐานที่ยืนยันความเคลื่อนไหวทางการเงินของกิจการ เราต้องเตรียมรายการเดินบัญชี (Bank Statement) ของทุกบัญชีธนาคารที่กิจการมีอยู่ให้ครบถ้วนทุกเดือน เพื่อนำมาทำการกระทบยอดบัญชี เพื่อพิสูจน์ว่ายอดเงินคงเหลือในสมุดบัญชีของบริษัทตรงกับยอดเงินที่ธนาคารบันทึกไว้หรือไม่ หากยอดไม่ตรงกัน เราต้องหาสาเหตุให้พบ เช่น เช็คที่สั่งจ่ายไปแล้วแต่ผู้รับยังไม่นำไปขึ้นเงิน หรือค่าธรรมเนียมธนาคารที่ยังไม่ได้บันทึก เพื่อทำการปรับปรุงรายการให้ถูกต้อง

เริ่มจัดทำงบการเงิน

เมื่อข้อมูลดิบและเอกสารประกอบครบถ้วนแล้ว นักบัญชีจะเริ่มดำเนินการบันทึกรายการปิดบัญชี โดยเริ่มจากการบันทึกรายการปรับปรุงต่าง ๆ เช่น ค่าเสื่อมราคา ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย รายได้รับล่วงหน้า และตั้งค่าเผื่อหนี้สงสัยจะสูญ จากนั้นจะทำการปิดบัญชีรายได้และค่าใช้จ่ายเข้าบัญชีกำไรขาดทุน เพื่อให้ได้ตัวเลขกำไรสุทธิประจำปี และจัดทำเป็นงบการเงินชุดสมบูรณ์ที่ประกอบด้วยงบดุล งบกำไรขาดทุน และหมายเหตุประกอบงบการเงิน เพื่อเตรียมส่งให้ผู้สอบบัญชีทำการตรวจสอบต่อไป

ส่งงบการเงิน

ขั้นตอนสุดท้ายหลังจากที่งบการเงินผ่านการตรวจสอบบัญชี และได้รับการรับรองจากผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) เรียบร้อยแล้ว รวมถึงผ่านการอนุมัติจากที่ประชุมผู้ถือหุ้น เรามีหน้าที่ต้องนำส่งงบการเงินดังกล่าวต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า (DBD) ผ่านระบบ DBD e-Filing และยื่นแบบแสดงรายการภาษีเงินได้นิติบุคคล (ภ.ง.ด.50) ต่อกรมสรรพากรภายในระยะเวลาที่กฎหมายกำหนด การดำเนินการในขั้นตอนนี้ต้องตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลในระบบอิเล็กทรอนิกส์อย่างเคร่งครัดเพื่อให้ตรงกับเอกสารจริง

การตรวจสอบบัญชีสำคัญอย่างไร? ทำไมกฎหมายถึงบังคับให้ต้องมี?

การตรวจสอบบัญชี ไม่ใช่เพียงแค่ข้อบังคับตามกฎหมายที่กำหนดให้นิติบุคคลต้องจัดให้มีผู้สอบบัญชีรับอนุญาตเข้ามาตรวจสอบความถูกต้องของงบการเงินเท่านั้น แต่ยังเป็นกระบวนการที่สร้างความเชื่อมั่นให้กับบุคคลภายนอก ไม่ว่าจะเป็นนักลงทุน ธนาคาร หรือคู่ค้า ว่าตัวเลขในงบการเงินนั้นถูกต้องตามมาตรฐานการบัญชีและเชื่อถือได้ อีกทั้งยังช่วยให้เจ้าของกิจการตรวจพบข้อบกพร่องของระบบควบคุมภายใน หรือความผิดปกติที่อาจส่อเค้าการทุจริต ทำให้เราสามารถแก้ไขปัญหาได้ทันท่วงที รายงานของผู้สอบบัญชีจึงช่วยยืนยันสถานะทางการเงินและความโปร่งใสของกิจการเรา

หากปิดบัญชีไม่ทัน มีบทลงโทษและค่าปรับไหม ?

ในกรณีที่ไม่สามารถปิดบัญชี และนำส่งงบการเงินได้ตามกำหนดเวลา กฎหมายได้ระบุบทลงโทษและค่าปรับไว้อย่างชัดเจน โดยแบ่งเป็นค่าปรับจากกรมพัฒนาธุรกิจการค้า กรณีส่งงบการเงินล่าช้า และค่าปรับอาญาจากกรมสรรพากร กรณียื่นแบบภาษีล่าช้า อัตราค่าปรับจะเพิ่มขึ้นตามระยะเวลาที่ล่าช้า นอกจากโทษปรับเป็นตัวเงินแล้ว การส่งงบช้ายังส่งผลเสียต่อภาพลักษณ์ความน่าเชื่อถือของบริษัท อาจทำให้ถูกระงับการทำธุรกรรมบางอย่าง หรือถูกเพ่งเล็งเป็นพิเศษจากหน่วยงานตรวจสอบ ซึ่งเป็นสิ่งที่เราควรหลีกเลี่ยงอย่างที่สุด

ความสัมพันธ์ระหว่างการยื่นภาษี (ภ.พ.30/ภ.ง.ด.) และการปิดบัญชี

การจัดการภาษีประจำเดือนและประจำปี เช่น ภ.พ.30 หรือ ภ.ง.ด. ต่าง ๆ ไม่ใช่แค่หน้าที่ทางกฎหมาย แต่เป็นจิ๊กซอว์ชิ้นสำคัญของการปิดบัญชี เพราะยอดภาษีที่นำส่งสรรพากรจะต้องถูกนำมากระทบยอดกับบันทึกบัญชีให้ตรงกัน หากข้อมูลขัดแย้งกันจะส่งผลให้งบการเงินคลาดเคลื่อนและเกิดข้อผิดพลาดทางบัญชี ดังนั้น การตรวจสอบความถูกต้องของแบบภาษีอย่างสม่ำเสมอจึงช่วยลดความยุ่งยากและป้องกันความเสี่ยงในการถูกตรวจสอบย้อนหลังเมื่อถึงกำหนดปิดงบปลายปีได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ระบบ ERP เข้ามาช่วยเรื่องการปิดบัญชีได้อย่างไรบ้าง

การลงบัญชีด้วยมือหรือโปรแกรม Spreadsheet เพียงอย่างเดียวนอกจากช้าแล้ว ยังเสี่ยงต่อความผิดพลาดได้ง่าย ระบบ ERP (Enterprise Resource Planning) จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญที่ช่วยให้การปิดบัญชีงบการเงินเร็วและแม่นยำขึ้น

• เชื่อมโยงข้อมูลแบบ Real-time ระบบ ERP เชื่อมข้อมูลจากทุกแผนก ทั้งฝ่ายขาย จัดซื้อ และคลังสินค้า เข้าสู่ระบบบัญชีโดยตรง ทำให้เมื่อเกิดรายการค้า ข้อมูลจะถูกบันทึกทันที ลดเวลาในการคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน
• ช่วยการกระทบยอดบัญชีอัตโนมัติ ฟีเจอร์ใน ERP สมัยใหม่สามารถเชื่อมต่อกับธนาคารและช่วยทำ การกระทบยอดบัญชีได้รวดเร็ว ระบบจะจับคู่รายการที่ตรงกันให้โดยอัตโนมัติ ทำให้นักบัญชีเหลือเพียงตรวจสอบรายการที่ผิดปกติเท่านั้น
• ลดความผิดพลาดจากมนุษย์ การคำนวณค่าเสื่อมราคา หรือการปันส่วนต้นทุนที่ซับซ้อน ระบบสามารถคำนวณให้แม่นยำตามสูตรที่ตั้งไว้ ลดความเสี่ยงที่ตัวเลขจะผิด
• ติดตามสถานะได้ตลอดเวลา ผู้บริหารและหัวหน้าบัญชีสามารถดูความคืบหน้าของการปิดงบได้ผ่าน Dashboard รู้ทันทีว่าติดขัดที่ขั้นตอนไหน ทำให้แก้ปัญหาได้ทันเวลาก่อนถึงกำหนดส่ง

สรุปบทความ

การปิดบัญชีงบการเงิน อาจดูเหมือนเป็นภาระหน้าที่ที่ยุ่งยากสำหรับเจ้าของกิจการ แต่หากเราทำความเข้าใจและวางระบบเอกสารให้ดีตั้งแต่ต้นปี กระบวนการนี้จะกลายเป็นเครื่องมือสำคัญที่ช่วยวัดผลสำเร็จของธุรกิจ การให้ความสำคัญกับการตรวจสอบบัญชี และความถูกต้องของการกระทบยอดบัญชี ไม่เพียงแต่ช่วยให้เราปฏิบัติตามกฎหมายได้อย่างถูกต้อง แต่ยังช่วยสะท้อนสุขภาพทางการเงิน ทำให้เราสามารถวางแผนธุรกิจในอนาคตได้อย่างมั่นคง หากเรามีการเตรียมตัวที่ดีและเลือกใช้เครื่องมือที่เหมาะสม การปิดงบปลายปีก็จะไม่ใช่เรื่องน่าปวดหัวอีกต่อไป แต่จะเป็นจุดเริ่มต้นของความสำเร็จในปีต่อ ๆ ไป

รวมคำถามที่พบได้บ่อยเกี่ยวกับการปิดบัญชีงบการเงิน

บริษัทจดทะเบียนใหม่ แต่ยังไม่มีรายได้ ต้องปิดงบการเงินและตรวจสอบบัญชีไหม?

บริษัทจะเพิ่งจดทะเบียนและยังไม่มีรายได้ หรือยังไม่ได้เริ่มดำเนินกิจการ แต่ในทางกฎหมายถือว่ามีสภาพเป็นนิติบุคคลแล้ว จึงมีหน้าที่ต้องจัดทำบัญชีและปิดบัญชีงบการเงินประจำปี พร้อมทั้งจัดให้มีการตรวจสอบบัญชี โดยผู้สอบบัญชีรับอนุญาต และนำส่งงบการเงินเช่นเดียวกับบริษัทที่ดำเนินกิจการปกติ เพื่อรายงานสถานะปัจจุบันของกิจการให้หน่วยงานราชการรับทราบ

ผู้สอบบัญชี (CPA) กับ ผู้ทำบัญชี เป็นคนเดียวกันได้หรือไม่?

ผู้สอบบัญชี (CPA) กับ ผู้ทำบัญชีเป็นคนเดียวกันไม่ได้ กฎหมายและจรรยาบรรณวิชาชีพบัญชีกำหนดให้แยกหน้าที่กันอย่างชัดเจน เพื่อให้เกิดความเป็นอิสระและความโปร่งใสในการตรวจสอบ ผู้ทำบัญชีมีหน้าที่จัดทำและบันทึกบัญชีตามข้อเท็จจริง ส่วนผู้สอบบัญชี (CPA) มีหน้าที่สอบทานและตรวจสอบว่างบการเงินที่ทำขึ้นนั้นถูกต้องตามมาตรฐานหรือไม่ หากเป็นคนเดียวกันจะถือว่าขาดความเป็นกลางในการตรวจสอบ ซึ่งขัดต่อกฎหมาย

ปิดบัญชีรายเดือน กับ ปิดบัญชีรายปี จำเป็นต้องทำทั้งคู่ไหม?

ในทางกฎหมายบังคับให้ทำ การปิดบัญชี รายปีเพื่อนำส่งงบการเงิน แต่ในทางปฏิบัติเพื่อการบริหารจัดการที่ดี เราควรทำทั้งคู่ การปิดบัญชีรายเดือนจะช่วยให้ผู้บริหารทราบผลประกอบการที่ทันสมัย (Update) เพื่อใช้ตัดสินใจทางธุรกิจได้ทันท่วงที และช่วยให้ การกระทบยอดบัญชี รวมถึงการตรวจสอบความผิดพลาดทำได้ง่ายกว่าการไปรอสรุปยอดทีเดียวตอนสิ้นปี ซึ่งจะช่วยลดภาระงานและความวุ่นวายในช่วงปิดงบประจำปีได้อย่างมหาศาล