ภาษีต้องห้าม คืออะไร? รู้ทัน 7 รายจ่ายต้องห้ามและวิธีจัดการด้วย ERP

สำหรับเจ้าของกิจการและนักบัญชี การยื่นแบบ ภ.พ.30 ในแต่ละเดือนอาจดูเป็นงานรูทีน แต่สิ่งที่น่าปวดหัวที่สุดคือการคัดแยกเอกสารว่ารายการไหนคือค่าใช้จ่ายที่ใช้ลดหย่อนได้ และรายการไหนคือภาษีต้องห้ามหากคุณมองข้ามเรื่องนี้และนำรายจ่ายที่ไม่ได้รับอนุญาตไปรวมคำนวณภาษี อาจนำมาซึ่งการตรวจสอบย้อนหลังและค่าปรับที่ทำให้กำไรธุรกิจหายไปในพริบตา บทความนี้ Dynamics Motion จะพาคุณไปรู้จักกับภาษีต้องห้ามและวิธีป้องกันปัญหาอย่างยั่งยืนผ่านระบบดิจิทัลที่ทันสมัย

ภาษีต้องห้าม คืออะไร

ภาษีต้องห้ามหรือที่หลายคนเรียกว่ารายจ่ายต้องห้ามตามประมวลรัษฎากร คือรายจ่ายที่เกิดขึ้นในการดำเนินธุรกิจแต่กฎหมายไม่ยอมให้นำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิเพื่อเสียภาษีเงินได้นิติบุคคล หรือในกรณีของภาษีมูลค่าเพิ่ม คือภาษีซื้อที่กฎหมายไม่ให้นำมาหักออกจากภาษีขายในการคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มประจำเดือน 

การเข้าใจหลักการของภาษีต้องห้ามจะช่วยให้ธุรกิจสามารถวางแผนภาษีได้อย่างถูกต้อง ไม่นำรายการที่ขัดต่อข้อกำหนดของกรมสรรพากรมาใช้ ซึ่งถือเป็นวินัยทางการเงินที่สำคัญมากสำหรับองค์กรระดับมืออาชีพ

7 รายจ่ายต้องห้ามทางภาษี มีอะไรบ้าง

ในการทำธุรกิจมีรายจ่ายเกิดขึ้นมากมาย แต่ไม่ใช่ทุกบิลจะสามารถนำไปลดหย่อนภาษีได้ทั้งหมด ดังนั้น หากคุณไม่ต้องการเสียสิทธิ์หรือถูกเพ่งเล็ง เรามาดู 7 รายการภาษีต้องห้ามที่มักจะสร้างความสับสนและพบบ่อยที่สุดในกระบวนการทำงานที่ต้องตรวจสอบให้ดีก่อนส่งฝ่ายบัญชี

รายจ่ายส่วนตัว

รายจ่ายประเภทนี้ถือเป็นภาษีต้องห้ามอันดับต้น ๆ ที่กรมสรรพากรตรวจสอบอย่างเข้มงวด หมายถึงค่าใช้จ่ายที่ไม่เกี่ยวข้องกับการดำเนินกิจการโดยตรง แต่เป็นการจ่ายเพื่อประโยชน์ส่วนตัวของเจ้าของกิจการ กรรมการ หรือพนักงาน เช่น ค่าเบี้ยประกันชีวิตของกรรมการที่บริษัทออกให้โดยไม่ได้มีระเบียบสวัสดิการรองรับ หรือค่าใช้จ่ายในการท่องเที่ยวส่วนตัว

 แม้จะมีใบกำกับภาษีในนามบริษัท แต่หากพิสูจน์ได้ว่าไม่ใช่เพื่อกำไรของธุรกิจ รายการนี้จะกลายเป็นรายจ่ายต้องห้ามทันที

ค่ารับรองที่เกินโควตา

ค่ารับรองเป็นรายจ่ายที่เกิดขึ้นเพื่อประโยชน์ในการสร้างสายสัมพันธ์กับลูกค้าหรือคู่ค้า แต่กฎหมายกำหนดหลักเกณฑ์ไว้ค่อนข้างละเอียด โดยค่ารับรองที่เป็นภาษีต้องห้ามคือส่วนที่เกินจาก 0.3% ของรายได้หรือเงินทุนที่ชำระแล้ว (แล้วแต่อย่างใดจะสูงกว่า) และต้องไม่เกิน 10 ล้านบาท 

นอกจากนี้ หากค่ารับรองนั้นมีมูลค่าเกิน 2,000 บาทต่อคนต่อครั้งในบางกรณี หรือไม่มีหลักฐานการอนุมัติที่ชัดเจน รายจ่ายส่วนที่เกินหรือทำผิดเงื่อนไขจะต้องถูกบวกกลับเพื่อคำนวณภาษีทันที

รายจ่ายที่พิสูจน์ผู้รับไม่ได้

ปัญหาเรื่องบิลเงินสดที่ไม่ระบุชื่อผู้รับหรือระบุไม่ชัดเจนถือเป็นภาษีต้องห้ามที่สร้างความลำบากให้นักบัญชีมากที่สุด รายจ่ายใด ๆ ก็ตามที่บริษัทจ่ายไปแล้วแต่ไม่สามารถพิสูจน์ได้ว่าใครเป็นผู้รับเงิน เช่น บิลเขียนแค่คำว่า "เงินสด" โดยไม่มีที่อยู่หรือเลขผู้เสียภาษีของผู้ขาย รายการเหล่านี้ไม่สามารถนำมาหักค่าใช้จ่ายได้ เพราะขาดความน่าเชื่อถือในทางภาษีและเสี่ยงต่อการมองว่าเป็นรายจ่ายที่สร้างขึ้นมาเองเพื่อตกแต่งบัญชี

ค่าปรับทางอาญาและภาษีอากร

หลายคนเข้าใจผิดว่าค่าปรับที่เกิดจากการทำธุรกิจสามารถนำมาหักค่าใช้จ่ายได้ แต่ในความเป็นจริง ค่าปรับทางอาญา ค่าปรับภาษีอากร เงินเพิ่มภาษี หรือเบี้ยปรับต่าง ๆ ที่เราจ่ายให้กับหน่วยงานราชการเนื่องจากการทำผิดกฎหมายหรือยื่นภาษีล่าช้า ถือเป็นภาษีต้องห้ามอย่างเด็ดขาด กฎหมายมองว่ารายจ่ายเหล่านี้ไม่ได้เกิดจากการประกอบกิจการโดยปกติ แต่เกิดจากการละเลยหน้าที่ ดังนั้นบริษัทจึงต้องแบกรับภาระนี้เองโดยไม่สามารถนำมาใช้ลดหย่อนภาษีได้

รายจ่ายให้กับบริษัทในเครือ

ในกลุ่มธุรกิจที่มีบริษัทแม่และบริษัทลูก การถ่ายโอนกำไรผ่านการตั้งเบิกค่าใช้จ่ายระหว่างกันเป็นสิ่งที่ต้องระวังอย่างยิ่ง หากมีการจ่ายค่าธรรมเนียมหรือค่าบริหารจัดการให้บริษัทในเครือโดยไม่มีสัญญาที่ชัดเจน หรือราคานั้นสูงกว่าราคาตลาด โดยไม่มีเหตุผลอันสมควร รายจ่ายส่วนที่เกินหรือไม่มีหลักฐานรองรับจะถูกถือเป็นภาษีต้องห้ามเพื่อป้องกันการโอนกำไรไปสู่บริษัทที่มีภาระภาษีต่ำกว่าหรือมีผลขาดทุนสะสม

ทรัพยากรธรรมชาติที่สูญเสียไป

สำหรับธุรกิจในกลุ่มอุตสาหกรรมที่ต้องใช้ทรัพยากรธรรมชาติ เช่น เหมืองแร่ หรือป่าไม้ กฎหมายบัญญัติชัดเจนว่าค่าของทรัพยากรธรรมชาติที่สูญเสียไปหรือเสื่อมสิ้นไปตามการใช้งาน ไม่สามารถนำมาหักเป็นค่าใช้จ่ายได้ทันทีในลักษณะเดียวกับค่าเสื่อมราคาทั่วไป เว้นแต่จะมีข้อกำหนดพิเศษเฉพาะกลุ่มอุตสาหกรรมนั้น ๆ รายการนี้จึงจัดอยู่ในกลุ่มภาษีต้องห้ามที่ต้องใช้ความระมัดระวังในการบันทึกบัญชีต้นทุนการผลิตเพื่อให้สอดคล้องกับกฎหมายภาษี

ภาษีมูลค่าเพิ่ม

รายการภาษีต้องห้ามในหมวดนี้คือ "ภาษีซื้อ" ที่ไม่ได้เข้าเงื่อนไขในการขอคืนหรือนำไปหักออกจากภาษีขาย เช่น ภาษีซื้อจากใบกำกับภาษีอย่างย่อ ภาษีซื้อที่เกี่ยวกับรถยนต์นั่งที่มีที่นั่งไม่เกิน 10 คน หรือภาษีซื้อจากใบกำกับภาษีที่ระบุข้อความไม่ครบถ้วนตามกฎหมาย ภาษีซื้อเหล่านี้ห้ามนำมาใช้เครดิตภาษีในแบบ ภ.พ.30 แต่ในบางกรณีอาจอนุโลมให้นำไปรวมเป็นต้นทุนของสินค้าหรือค่าใช้จ่ายได้ ทั้งนี้ต้องตรวจสอบประเภทของภาษีซื้อนั้น ๆ อย่างละเอียด

ระบบ ERP ช่วยจัดการเรื่องภาษีต้องห้ามได้อย่างไร?

การบริหารจัดการภาษีต้องห้ามด้วยแรงงานคน มักมีความผิดพลาดสูงเพราะต้องคัดแยกบิลจำนวนมหาศาล โปรแกรม ERP บัญชีจาก Dynamics Motion จึงเข้ามามีบทบาทสำคัญในการอุดรอยรั่วนี้ โดยการเปลี่ยนกระบวนการจัดการภาษีให้เป็นดิจิทัลและเป็นอัตโนมัติ ช่วยให้ธุรกิจของคุณโปร่งใสและตรวจสอบได้ทุกขั้นตอน

• การตั้งค่าหมวดหมู่บัญชี: ระบบ ERP สามารถแยกหมวดหมู่รายจ่ายที่เข้าข่ายภาษีต้องห้ามไว้ตั้งแต่ขั้นตอนการลงบันทึกบัญชี โดยนักบัญชีสามารถกำหนดให้รายการบางประเภทถูกแจ้งเตือนเมื่อเกินโควตาที่กำหนดไว้
• ระบบอนุมัติเอกสาร: ทุกการเบิกจ่ายต้องผ่านระบบอนุมัติอัจฉริยะ ทำให้ผู้บริหารตรวจสอบได้ทันทีว่าบิลใบไหนมีข้อมูลครบถ้วน หรือใบไหนเสี่ยงที่จะเป็นรายจ่ายต้องห้ามก่อนที่จะมีการจ่ายเงินจริง
• ตรวจสอบความถูกต้องของใบกำกับภาษีอัตโนมัติ: ด้วยเทคโนโลยี OCR และระบบฐานข้อมูลของ Dynamics Motion ช่วยตรวจสอบได้ว่าใบกำกับภาษีนั้นมีเลขผู้เสียภาษีที่ถูกต้องหรือไม่ ป้องกันการลงบันทึกภาษีต้องห้ามจากบิลที่ไม่ได้มาตรฐาน
• รายงานผล Real-time Dashboard: ผู้บริหารสามารถดูรายงานภาษีซื้อ-ภาษีขาย และรายงานกำไรขาดทุนที่แยกส่วนรายจ่ายต้องห้ามออกมาให้เห็นชัดเจน ทำให้มองเห็นสุขภาพทางการเงินที่แท้จริงและเตรียมตัวสำหรับการยื่นภาษีประจำปีได้อย่างแม่นยำ

คำถามที่พบบ่อยเกี่ยวกับภาษีต้องห้าม

ภาษีซื้อต้องห้าม สามารถนำมาลงเป็นค่าใช้จ่ายบริษัทได้หรือไม่

สามารถนำมาลงเป็นรายจ่ายในการคำนวณกำไรสุทธิได้ หากภาษีซื้อนั้นไม่ใช่ประเภทที่กฎหมายห้ามถือเป็นรายจ่ายโดยเด็ดขาด เช่น ภาษีซื้อที่เกี่ยวกับรายจ่ายส่วนตัว

บิลเงินสดที่มีแค่ชื่อร้าน แต่ไม่มีเลขผู้เสียภาษี ใช้ลดหย่อนภาษีได้ไหม

ใช้ไม่ได้ เพราะถือเป็นรายจ่ายที่พิสูจน์ผู้รับไม่ได้และจัดเป็นภาษีต้องห้ามเนื่องจากขาดองค์ประกอบสำคัญในการยืนยันตัวตนผู้ขายตามที่กรมสรรพากรกำหนด

หากยื่นรายจ่ายต้องห้ามไปคำนวณภาษี จะมีผลเสียอย่างไร

ส่งผลให้ตัวเลขกำไรสุทธิคลาดเคลื่อน และหากถูกสรรพากรตรวจสอบพบจะต้องเสียภาษีเพิ่ม พร้อมเงินเพิ่ม 1.5% ต่อเดือน และอาจโดนเบี้ยปรับอีก 1-2 เท่าของยอดภาษีที่ขาดไป

สรุปบทความ

การบริหารจัดการภาษีต้องห้ามไม่ใช่แค่เรื่องของฝ่ายบัญชี แต่เป็นเรื่องของกลยุทธ์การบริหารจัดการองค์กรที่เจ้าของธุรกิจต้องให้ความสำคัญ เพราะทุกความผิดพลาดหมายถึงต้นทุนที่เพิ่มขึ้นโดยเปล่าประโยชน์ การเลือกใช้เทคโนโลยี Digital Solution อย่างระบบ ERP จาก Dynamics Motion จะช่วยให้การจัดการภาษีเป็นเรื่องง่าย แม่นยำ และช่วยให้คุณโฟกัสกับการเติบโตของธุรกิจได้อย่างเต็มที่

หากธุรกิจของคุณต้องการเปลี่ยนจากระบบเอกสารที่วุ่นวายสู่ระบบจัดการอัจฉริยะ Dynamics Motion พร้อมเป็นคู่คิดในการวางระบบเพื่อความสำเร็จที่ยั่งยืนของคุณ