โตแต่ปวดหัว? เมื่อธุรกิจมีหลายบริษัทในเครือ แต่การเงินยังรวมด้วยมือ
คุณเป็นหนึ่งในผู้บริหารที่มองภาพการเติบโตของบริษัทในเครือด้วยความภูมิใจ แต่เมื่อถึงเวลาปิดบัญชีสิ้นเดือน ความภูมิใจนั้นกลับกลายเป็นความปวดหัวหรือไม่? ภาพของ CEO ที่ต้องนั่งสลับเปิดไฟล์ Excel นับสิบไฟล์จากแต่ละบริษัทย่อย ซึ่งตัวเลขก็ไม่เคยตรงกันเสียที เป็นภาพที่คุ้นเคยกันดีในองค์กรที่กำลังเติบโตอย่างรวดเร็ว
การเติบโตที่มาพร้อมความซับซ้อนเป็นเรื่องดี แต่การจัดการความซับซ้อนนั้นด้วยกระบวนการแบบดั้งเดิมที่ต้องใช้แรงงานคนเป็นหลัก คือภัยคุกคามโดยตรงต่อความสำเร็จในอนาคต บทความนี้จะมอบแผนที่นำทางที่ชัดเจนเพื่อแก้ปัญหา ธุรกรรมระหว่างกัน (inter-company) และการจัดทำ งบการเงินรวม ที่ไม่มีประสิทธิภาพ ซึ่งเป็นอุปสรรคสำคัญในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์และเป็นความเสี่ยงใหญ่หลวงต่อการ เตรียมตัวเข้าตลาดหลักทรัพย์
เทียบชัดๆ: ความโกลาหลของงบรวมแบบเดิม vs. ความง่ายเมื่อใช้ระบบอัตโนมัติ
ความแตกต่างระหว่างการทำงบรวมด้วยมือกับการใช้ระบบอัตโนมัติ ไม่ใช่แค่เรื่องการประหยัดเวลา แต่คือการเปลี่ยนจากการนั่งแก้ปัญหาข้อผิดพลาดที่เกิดขึ้นแล้ว ไปสู่การวิเคราะห์ข้อมูลเชิงกลยุทธ์เพื่อวางแผนอนาคตได้อย่างแม่นยำ
| หัวข้อเปรียบเทียบ | วิธีดั้งเดิม (The Manual Way) | วิธีอัตโนมัติด้วย ERP (The Automated ERP Way) |
|---|---|---|
| เวลาที่ใช้ในการจัดทำงบรวม | 1-2 สัปดาห์ (หรือมากกว่า) เสี่ยงต่อการปิดงบไม่ทัน | ไม่กี่นาทีถึงชั่วโมง สามารถเรียกดูได้ตามต้องการ (On-demand) |
| ความถูกต้องแม่นยำ | ความเสี่ยงสูงจาก Human Error ในการคีย์ข้อมูลและใช้สูตรคำนวณ | แม่นยำสูง ลดข้อผิดพลาดจากการคำนวณและกระทบยอดอัตโนมัติ |
| การตรวจสอบย้อนกลับ (Audit Trail) | ซับซ้อน ใช้เวลาค้นหานาน เอกสารกระจัดกระจาย | ชัดเจน โปร่งใส ตรวจสอบที่มาของทุกรายการได้ในไม่กี่คลิก |
| คุณค่าเชิงกลยุทธ์ | ได้ข้อมูลที่ล่าช้าและอาจผิดพลาด ทำให้ตัดสินใจได้ไม่ทันท่วงที | ได้ข้อมูล Real-time ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นภาพรวมและวางกลยุทธ์ได้อย่างมั่นใจ |
ทำไมเรื่องนี้ถึงสำคัญสุดๆ สำหรับบริษัทที่เตรียมตัวเข้าตลาดหลักทรัพย์ (IPO)?
สำหรับบริษัทที่มีเป้าหมายจะเข้า IPO ผู้ตรวจสอบบัญชี (Auditor) และสำนักงานคณะกรรมการกำกับหลักทรัพย์และตลาดหลักทรัพย์ (ก.ล.ต.) ต้องการความโปร่งใส ความถูกต้อง และความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับของข้อมูลทางการเงินในระดับที่แทบจะเป็นไปไม่ได้เลยหากยังใช้ระบบที่พึ่งพา Spreadsheet เป็นหลัก การมี ระบบ ERP สำหรับกลุ่มบริษัท ที่แข็งแกร่งจึงไม่ใช่ทางเลือก แต่เป็นสิ่งจำเป็น
- Traceability (ตรวจสอบย้อนกลับ): ทุกรายการค้าที่เกิดขึ้นระหว่างบริษัทในเครือต้องมีเส้นทางการตรวจสอบ (Audit Trail) ที่ชัดเจนตั้งแต่ต้นจนจบ ซึ่งระบบ ERP สามารถบันทึกทุกธุรกรรมได้อย่างอัตโนมัติและเชื่อมโยงกัน
- Consistency (ความสม่ำเสมอ): การใช้ผังบัญชี (Chart of Accounts) และนโยบายบัญชีเดียวกันทุกบริษัทในเครือเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่ง ระบบ ERP ช่วยบังคับใช้มาตรฐานเดียวกันนี้ได้อย่างง่ายดาย
- Timeliness (ความรวดเร็ว): ความสามารถในการจัดทำ งบการเงินรวม ที่ถูกต้องได้ตามกำหนดเวลาที่เข้มงวด เป็นสิ่งที่นักลงทุนและหน่วยงานกำกับดูแลคาดหวัง
- Data Integrity (ความถูกต้องสมบูรณ์ของข้อมูล): การขจัดข้อผิดพลาดที่เกิดจากคนในการป้อนข้อมูลและการคำนวณด้วยมือ คือหัวใจของการสร้างความน่าเชื่อถือให้กับตัวเลขทางการเงินของทั้งกลุ่มบริษัท ตามหลักการที่ ตลาดหลักทรัพย์แห่งประเทศไทย ให้ความสำคัญ
หลักการสำคัญ: สร้าง 'Single Source of Truth' หัวใจของการเงินยุคใหม่
เป้าหมายสูงสุดของการปฏิรูปการเงินในกลุ่มบริษัท คือการสร้างแหล่งข้อมูลทางการเงินที่เชื่อถือได้เพียงแหล่งเดียว (Single Source of Truth) เพื่อให้ทุกคนในองค์กร ตั้งแต่ทีมบัญชีไปจนถึง CEO มองเห็นข้อมูลชุดเดียวกัน ทำให้เกิดข้อมูลเชิงลึกแบบเรียลไทม์และนำไปสู่การตัดสินใจที่มั่นใจ
Pro Tip: ความแข็งแกร่งทางการเงินของกลุ่มบริษัทของคุณจะเชื่อถือได้เท่ากับข้อมูลที่คุณมี 'Single Source of Truth' ช่วยขจัดปัญหารายงานขัดแย้งกันและการถกเถียงว่าตัวเลขของใครถูก สร้างมุมมองที่เป็นหนึ่งเดียวต่อผลการดำเนินงานของธุรกิจ
4 ขั้นตอนจัดการ Inter-company และงบรวมให้อยู่หมัดด้วย Modern ERP
Modern ERP สามารถเปลี่ยนกระบวนการที่ซับซ้อนและใช้เวลาเป็นเดือนให้กลายเป็น Workflow ที่ลื่นไหลและเป็นอัตโนมัติ ซึ่งสามารถทำให้เสร็จสิ้นได้ในเวลาไม่กี่นาที ด้วย 4 ขั้นตอนสำคัญนี้
- Step 1: Centralize Master Data (รวมศูนย์ข้อมูลกลาง): เริ่มต้นด้วยการตั้งค่าผังบัญชี (Chart of Accounts) และข้อมูลหลัก (Master Data) เช่น ลูกค้า, ผู้ขาย, สินค้า ให้เป็นมาตรฐานเดียวกันและใช้ร่วมกันในทุกบริษัทบน ระบบ ERP เดียว
- Step 2: Automate Inter-company Journals (ลงบัญชีระหว่างกันอัตโนมัติ): เมื่อเกิดรายการค้าระหว่างกัน เช่น บริษัท A ขายสินค้าให้บริษัท B ระบบจะสร้างใบสำคัญทางบัญชี (Journal Entry) ที่เกี่ยวข้องกันทั้งฝั่งซื้อและฝั่งขายในแต่ละบริษัทให้โดยอัตโนมัติ ลดภาระงานคีย์ข้อมูลซ้ำซ้อน
- Step 3: Configure Auto-Elimination Rules (ตั้งค่าการตัดรายการอัตโนมัติ): กำหนดกฎเกณฑ์ในระบบเพื่อระบุและ ตัดรายการระหว่างกัน โดยอัตโนมัติในขั้นตอนการทำ Consolidate ไม่ว่าจะเป็น ลูกหนี้-เจ้าหนี้การค้า, เงินกู้ยืม, หรือรายได้และต้นทุนที่เกิดจากการซื้อขายระหว่างกัน
- Step 4: One-Click Consolidation (สร้างงบการเงินรวมในคลิกเดียว): เมื่อต้องการดูงบรวม ผู้บริหารหรือฝ่ายบัญชีสามารถสั่งให้ระบบทำการรวมงบได้ทันที (On-demand) เพื่อให้ได้งบกำไรขาดทุน งบดุล และงบกระแสเงินสดรวมของทั้งกลุ่มบริษัทที่เป็นปัจจุบันที่สุด
ตัวอย่าง: บริษัท 'รุ่งเรืองอุตสาหกรรม' ปลดล็อกการเติบโตหลังใช้ ERP
บริษัท 'รุ่งเรืองอุตสาหกรรม' เป็นกลุ่มบริษัทผู้ผลิตและจัดจำหน่ายสินค้าที่มีทั้งโรงงานผลิต (บริษัท A), บริษัทจัดจำหน่าย (บริษัท B), และบริษัทค้าปลีก (บริษัท C) ในอดีต ทีมบัญชีของพวกเขาใช้เวลามากกว่า 15 วันทำการในการปิดงบของแต่ละเดือน เพราะต้องรอไฟล์ Excel จากทุกบริษัทมาตรวจสอบ กระทบยอด และ ตัดรายการระหว่างกัน ด้วยมือ ซึ่งเต็มไปด้วยความผิดพลาดและล่าช้า
หลังจากการนำ ระบบ ERP สำหรับกลุ่มบริษัท เข้ามาใช้ 'รุ่งเรืองอุตสาหกรรม' ก็ได้พลิกโฉมการทำงานไปอย่างสิ้นเชิง เวลาปิดงบลดลงจาก 15 วัน เหลือเพียง 3 วัน ทีมงานสามารถมองเห็นสต็อกสินค้าระหว่างคลังของทุกบริษัทได้แบบเรียลไทม์ ทำให้วางแผนการผลิตและจัดส่งได้ดีขึ้น ที่สำคัญที่สุดคือ การประชุมบอร์ดบริหารเต็มไปด้วยความมั่นใจ เพราะทุกคนมีข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันจากแหล่งเดียวกัน ทำให้การตัดสินใจขยายธุรกิจและวางกลยุทธ์ในอนาคตเป็นไปอย่างเฉียบคม
พร้อมนำธุรกิจของคุณเข้าตลาดหลักทรัพย์แล้วหรือยัง?
การเตรียมตัวเข้า IPO เริ่มต้นที่ระบบการเงินที่แข็งแกร่งและโปร่งใส ทีมผู้เชี่ยวชาญของเราพร้อมให้คำปรึกษาเพื่อวางโครงสร้างระบบ ERP สำหรับกลุ่มบริษัทของคุณโดยเฉพาะ ช่วยให้คุณมีข้อมูลที่ถูกต้อง แม่นยำ และพร้อมรับการตรวจสอบจาก Auditor ได้ทุกเมื่อ
ปรึกษาผู้เชี่ยวชาญฟรี ดูโซลูชัน ERP